Belege manuell ins ERP tippen
Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine kommen als PDF per E-Mail und werden Zeile für Zeile abgetippt. Das kostet jede Woche Stunden und ist fehleranfällig.
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für kleine und mittlere Betriebe
Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und mehr – automatisch in Ihrem ERP.
Fluvus liest Belege von Ihren Mail- und Datei-Eingängen ein, gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab und legt sie in Ihrem ERP-System an – blitzschnell, ohne Abtippen, ohne Fehler und ohne teure Schnittstellen.
Das Problem
Die Hürden zwischen Posteingang und ERP.
Abgleich zwischen ERP und Kunden
Artikelnummern, Preise und Konditionen in den Belegen passen nicht immer zu Ihren Stammdaten. Diese müssen meistens händisch oder mit Hilfe von komplexen Excel-Tabellen angeglichen werden.
Viele Kunden, viele Schnittstellen
Automatisierung wäre möglich, jedoch nur durch komplexe Schnittstellen, welche pro Kunde bezahlt, eingerichtet und gewartet werden müssen.
Unsere Lösung
Vom eingelesenen Beleg zum fertigen Vorgang.
Schritt 1
Dokumenteneingang
Fluvus erfasst Dokumente direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach oder Cloud-Ordner, mittels Datei-Upload oder Schnittstelle. Ob PDF, Word, Excel oder Scan: relevante Daten werden automatisch erfasst.
Schritt 2
Abgleich mit Ihren Stammdaten
Artikelnummern, Lagerbestand, Preise, Kundendaten, etc. werden mit Ihrem ERP abgeglichen. Falsche Daten werden abgefangen und korrigiert. Unplausible Ergebnisse werden zur nachträglichen Kontrolle zurückgehalten.
Schritt 3
Prüfung und Freigabe
Ihr Team sieht das Ergebnis auf einen Blick: Plausible Positionen laufen automatisch durch, fehlerhafte werden zurückgehalten. Kurz prüfen und freigeben – die Kontrolle liegt immer bei Ihnen.
Schritt 4
Vorgang im ERP anlegen
Nach der Freigabe legt Fluvus den Vorgang ordnungsgemäß in Ihrem System an, je nach Belegart als internen Auftrag, Bestellung, Lieferschein, etc.
Der direkte Vergleich
Manuell oder Fluvus?
| Manuell | Fluvus | |
|---|---|---|
| Mail- und Datei-Eingänge | E-Mails und Anhänge öffnen, weiterleiten und abspeichern. | Fluvus überwacht Ihre Eingänge und erkennt neue Belege automatisch. |
| Erfassung | Positionen Zeile für Zeile in das System abtippen. | Vollautomatisch – auch gescannte und mehrseitige Belege. |
| Datenabgleich | Artikelnummern und Preise händisch oder über komplexe Excel-Listen prüfen. | Automatischer Abgleich mit Ihren Stammdaten – falsche Artikelnummern oder Preise werden sofort korrigiert. |
| Schnittstellen | Eigene Schnittstelle je Kunde oder Lieferant – pro Anbindung bezahlt, eingerichtet und gewartet. | Eine Anbindung an Ihr ERP genügt – neue Geschäftspartner kommen ohne zusätzliche Schnittstelle dazu. |
| Fehler | Zahlendreher, falsche Mengen und Preise fallen erst später auf. | Unplausible Ergebnisse werden vermerkt und für einen Review bereitgestellt. |
| Verarbeitungszeit pro Beleg | 15 Minuten pro Beleg sind keine Seltenheit – je nach Auslastung Ihres Teams. | Wenige Sekunden bis Minuten. Ihr Team muss nur noch freigeben – falls überhaupt. |
Ihre Vorteile
Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler.
Wenige Sekunden
bis zum fertigen Vorgang
Keine manuelle Intervention, Wartezeiten, Zwischenschritte.
95 %
der Belege laufen automatisch durch
Der Rest wartet im Review: Jeder Beleg wird vor der Anlage auf Korrektheit geprüft, Unstimmigkeiten entscheidet Ihr Team.
DSGVO-konform
Höchste Datensicherheit
Serverstandort in Deutschland, Entwicklung in Österreich. Transparente Datenverarbeitung mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Keine Einlernphase
Fluvus liest Ihre Belege ab dem ersten Tag – ohne Vorlagenpflege, ohne Anlernaufwand.
Selbstständig anpassbar
Nach der Einrichtung passt Ihr Team Abläufe und Erfassung selbst an – neue Kunden, neue Formate, neue Felder. Ohne Ticket, ohne Wartezeit.
Kein KI-Training mit Ihren Daten
Ihre Belege werden ausschließlich für Sie verarbeitet – nie zum Training von KI-Modellen genutzt.
Volle Kontrolle
Falls etwas unplausibel scheint, wird der Vorgang erst nach Freigabe durch Ihr Team angelegt.
Anbindungen
An Ihr System angebunden, auf Sie zugeschnitten.
Fluvus integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System:
Dokumente holt Fluvus direkt aus folgenden Eingängen:
-
Microsoft 365 / Exchange -
Gmail / Google Workspace - E-Mail (IMAP)
-
OneDrive / SharePoint -
Google Drive -
Dropbox -
Nextcloud - SFTP / FTP
- Netzwerk-Freigaben
- Datei-Upload
- REST-API & Webhooks
USE CASES
Dokumentenintensive Branchen liegen uns.
Überall dort, wo essenzielle Dokumente noch von Hand ins System wandern, spielt Fluvus seine Stärken aus. Führende Betriebe in diversen Bereichen setzen bereits auf unsere Lösung.
Medizinprodukte-Handel
Klinik-Bestellungen mit hunderten Positionen, hauseigene Artikelnummern, Konditionen je Einkaufsgemeinschaft – hier ist Fluvus groß geworden.
Groß- und Fachhandel
Viele Kunden, die per E-Mail und PDF bestellen: Jede Bestellung wird ein geprüfter Auftrag in der Warenwirtschaft – auch zu Spitzenzeiten.
Logistik
Auftrags- und Begleitdokumente kommen im Minutentakt – Fluvus übernimmt sie strukturiert ins System, bevor sich an der Rampe etwas staut.
Wer dahintersteht
Inhabergeführt, unabhängig und nah am Kunden.
Wir kommen aus Österreich und sind auf kleine und mittlere Betriebe im DACH-Raum spezialisiert. Bewusst klein gehalten: kurze Wege, schnelle Antworten und direkter Draht zur Entwicklung statt endloser Hotline-Warteschleifen.
Über uns →FAQ
Sie haben Fragen?
Wo werden unsere Daten verarbeitet und gespeichert?
Ausschließlich auf Servern in der EU (Deutschland und Österreich). DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Werden unsere Dokumente zum Training von KI-Modellen genutzt?
Nein. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, weder bei uns noch bei Drittanbietern.
Was passiert, wenn ein Beleg nicht eindeutig erkannt wird?
Weicht ein Preis ab oder fehlt ein Artikel in den Stammdaten, wird der Vorgang nicht blind angelegt. Fluvus legt das Problem Ihrem Team zur Prüfung vor. Sie greifen nur dort ein, wo Ihre Einschätzung gebraucht wird – im Normalfall laufen 95 % der Belege automatisiert durch.
Brauchen wir Vorlagen für jeden Geschäftspartner oder Kunden?
Nein, man muss keine Vorlagen pflegen: Unsere KI liest auch unbekannte Layouts ohne klassische OCR-Vorlagen.
Wie lange dauert die Einführung?
Von der Demo bis zum Produktivbetrieb dauert es in der Regel weniger als einen Monat – der primäre Aufwand liegt in der Anbindung an Ihr System, eine konkrete Einlernphase braucht Fluvus nicht. Den genauen Plan für Ihr System besprechen wir mit Ihnen in der Demo.
Für wen ist Fluvus nicht geeignet?
Wenn Ihre Belege bereits vollständig digital per EDI ankommen oder nur eine Handvoll Dokumente pro Monat anfallen, lohnt sich Fluvus meist nicht. Sind dagegen lediglich Ihre größten Kunden per EDI angebunden, ist Fluvus die optimale Zusatzlösung für die Partner, für die sich eine eigene Schnittstelle nicht rechnet.
Was kostet Fluvus?
Ab € 790 pro Monat, abhängig von Dokumentenvolumen und angebundenem System, zzgl. einmaliger Einrichtung.
Wir testen Fluvus anhand Ihrer Daten.
In einer 30-minütigen Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihre Dokumente mit Fluvus erfasst werden – vom Posteingang bis ins ERP. Senden Sie uns vorab ein paar Belege, unverbindlich und kostenlos.
Lieber direkt?
Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns (gerne mit ein paar Beispiel-Belegen im Anhang).
Telefon: +43 1 412 00 67
E-Mail: kontakt@fluvus.eu